Przed rokiem 2019 przepisy Kodeksu pracy nie określały, w jakiej formie powinny być pracownikom wypłacane wynagrodzenia. Mogli je pobierać w gotówce, przekazem pocztowym albo przelewem na konto bankowe. Wraz z rozwojem elektronizacji skrócił się okres obowiązkowego przechowywania akt pracowniczych w formie papierowej.

Od 1 stycznia 2019 obowiązuje okres 10 lat na przechowywanie akt osobowych. Dotyczy to również dokumentacji księgowej, związanej z wypłatą wynagrodzeń. Liczy się to od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany.

Jakie skutki wywołała zmiana przepisów?

Od roku 2019 wynagrodzenie może być wypłacane na wskazany przez pracownika rachunek bankowy. Wypłata wynagrodzenia w gotówce jest możliwa jedynie na pisemny wniosek pracownika. Określa to Art. 86 § 3 Kodeksu pracy „Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.”

Skutkiem tego, pracownicy zostali zobowiązani do posiadania kont bankowych. Jeśli ktoś nie miał jeszcze swojego konta w banku, musiał je założyć i podać jego numer pracodawcy. Większość osób zaakceptowała tę formę, są jednak jeszcze tacy, którym nie odpowiadają bezgotówkowe zasady wypłacania wynagrodzeń. Nie ma jednak większych przeszkód, by na swój wniosek otrzymywali wypłaty do ręki.

Wypłaty gotówkowe – wady dla pracodawcy

Wraz ze zmianą zasady wypłacania wynagrodzeń, pracodawca ma znacznie uproszczone zadanie. Po dokonaniu rozliczeń księgowych, wszystkie świadczenia przelewane są bezgotówkowo na konta płatnicze. Obowiązkiem księgowych jest dopilnowanie, by pieniądze znalazły się na rachunkach pracowników, najpóźniej w dniu określonym przez przepisy wewnątrzzakładowe.

Problem powstaje, gdy znaczna część załogi zażąda wypłaty w gotówce. W sumie mogą to być znaczne kwoty, które należy pobrać z banku i bezpiecznie dostarczyć do siedziby firmy. Często zachodzi potrzeba zatrudnienia specjalnych konwojentów lub ochroniarzy. To pociąga za sobą dodatkowe koszty. W żadnym wypadku kasjer nie powinien samodzielnie przewozić pieniędzy, szczególnie środkami masowej komunikacji. Może to zagrażać kradzieżą firmowych pieniędzy. W dodatku zdarzają się też zuchwałe rozboje w dniu wypłat, nawet jeśli w dostawie pieniędzy biorą udział pracownicy ochrony. Pracodawca musi się liczyć z takimi niebezpieczeństwami, więc wypłaty gotówkowe są dla niego bardzo niekomfortowym rozwiązaniem.

Niektóre przedsiębiorstwa działają w małych miejscowościach, gdzie lokalne banki nie zawsze dysponują znacznymi kwotami. Może zajść potrzeba dojazdu do banku w większym mieście. Wchodzą więc w grę wydatki na i tak już drogie ostatnio paliwo. Jeszcze trudniej jest rozwiązać logistycznie dostawę gotówki do filii rozlokowanych w terenie.

Zatrudniony w firmie kasjer musi dokonać wypłat w określonym dniu. Ma na to zaledwie kilka godzin. Często działa w stresie, co może wywołać pomyłki, za które będzie odpowiedzialny finansowo. Członkowie załogi muszą na krótszy lub dłuższy czas opuścić swoje stanowiska pracy. W fabrykach zakłóca to płynność linii produkcyjnych. A co zrobić, gdy w okresie, na który przypada termin wypłaty, pracownik ma urlop i przebywa poza miejscem zamieszkania? Przepisy nie określają, czy trzeba mu wysłać przekaz, czy pozostawić pieniądze aż do jego powrotu. Podobnie jest, gdy trzeba pracownikowi wypłacić wynagrodzenie chorobowe.

Znaczenie wypłat gotówkowych dla fiskusa

Ciągle jeszcze w życiu społeczno-gospodarczym znajdują się przejawy szarej strefy. Dochody z niektórych legalnych form działalności, ukrywane są przed organami administracji państwowej w części albo w całości. Takie praktyki wiążą się głównie z wypłatami z ręki do ręki. Na skutek tego nie są odprowadzane do fiskusa podatki w odpowiedniej wysokości. Jest to strata dla budżetu państwa, ale dla nieuczciwych pracobiorców wypłaty gotówkowe mają taką zaletę, że ich wynagrodzenie jest nieobciążone nadmiernie podatkiem dochodowym.

Wypłaty gotówkowe – wady dla pracowników

Poważny problem wystąpił w okresie nasilonej pandemii. Znaczna liczba instytucji, w których możliwa jest praca zdalna przeszło na ten system. Projektanci, urzędnicy, nauczyciele, oraz przedstawiciele wielu innych zawodów nie pojawiali się w miejscu pracy. Jeśli uprzednio zgłosili oni wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, powstał kłopot z przekazywaniem pieniędzy w gotówce. Niektóre firmy całkiem zawiesiły swoją działalność. Pomimo przymusowej absencji, załodze należały się wynagrodzenia. Problem był możliwy do rozwiązania, jeśli pracownik był zdrowy. Gorzej z chorymi, objętymi kwarantanną albo przebywającymi w szpitalu. W takich przypadkach nie mogli osobiście zgłosić się po odbiór pieniędzy.

Pandemia przebiega w nowych, równie nasilonych i groźnych falach. Duży problem pojawia się więc gdy kasjer odpowiedzialny za wypłaty gotówkowe objęty jest domową kwarantanną i nie ma go kto zastąpić. Dla posiadających konta bankowe pracowników środki może przekazać pracujący zdalnie dział księgowy. Przy przedłużaniu się tego typu sytuacji, osoby samotne nieposiadające kont mogą przez dłuższy czas pozostawać bez środków do życia.

Co ważne

Osoby, które decydują się na pobieranie pieniędzy w gotówce, muszą przechowywać je w domu przez cały miesiąc lub jeśli są oszczędni jeszcze dłużej. Potrzebne są do tego odpowiednie warunki. Najlepiej, jeśli będzie to metalowa szafka z zamkiem antywłamaniowym lub niewielki sejf. Zawsze jest to spory wydatek. Pieniądze trzymane w mieszkaniu bez zabezpieczenia mogą stać się łupem włamywacza, który dostanie się do domu pod nieobecność domowników. Papierowe banknoty ulegają zniszczeniu podczas pożaru albo zalania wodą na skutek powodzi. Nieroztropny posiadacz sporych kwot może w ten sposób stracić swoje zasoby.

Wszechobecne systemy elektroniczne umożliwiają regulowanie różnych płatności przez Internet. Dotyczy to opłat za czynsz, media, wysyłania przelewów do osób prywatnych. Każdy, kto otrzymuje zapłatę za swoją pracę do ręki, musi zaangażować sporo czasu na te czynności. Na przykład udać się do biura obsługi klientów w elektrowni lub gazowni. Pójść do administracji domów, by zapłacić za komorne. Odczekać w kolejce na poczcie w celu opłacenia TV, Internetu, czy rat za zakupione urządzenia. Może to nie sprawiać kłopotu emerytom dysponującym wolnym czasem, ale osoby aktywne zawodowo mogłyby poświęcić cenne godziny na ważniejsze zajęcia.

Wypłata w gotówce a zakupy online

W okresie pandemii wzrosła popularność sklepów wysyłkowych. Warunkiem korzystania z takiej formy sprzedaży jest opłacenie zakupów przez Internet w formie przelewu z konta. Nie jest to dostępne dla osób, które nie mają konta, a swoje wynagrodzenie pobierają w gotówce. To duże utrudnienie, gdyż zdalnie łatwiej jest wybrać i kupić niezbędne rzeczy albo prezenty dla swoich bliskich lub przyjaciół. Towar zostaje dostarczony bezpośrednio do domu nabywcy lub do pobliskiego paczkomatu. Ogranicza to wędrówki po sklepach pełnych klientów mogących nawet nie zdawać sobie sprawy z tego, że mogą innych zarażać wirusem.

Dla pracowników wypłata gotówkowa ma też pewne zalety. Jedna z nich fakt, że wydawanie realnych pieniędzy przychodzi z większym namysłem niż operowanie wirtualnymi kwotami. To aspekt psychologiczny. W praktyce łatwiej jest rozdysponować domowy budżet, odkładając odpowiednie sumy na poszczególne cele. Dobrze jest też mieć w domu odpowiedni zasób pieniędzy na bieżące zakupy na bazarach i w kioskach osiedlowych, gdzie nie są respektowane karty płatnicze. Także na kieszonkowe dla dzieci, opłacenie dostawy pizzy albo pożyczenie sąsiadowi, który znajdzie się w nagłej potrzebie.

Dla kogo wypłaty w gotówce mają zalety?

Pracodawcy stosują zasady wypłacania wynagrodzeń zgodnie z odnośnymi przepisami. Inaczej wygląda sprawa w przypadku emerytów i rencistów. Nie ma jak dotąd pod tym względem ścisłych uregulowań. Wobec tego cała rzesza osób z tej kategorii otrzymuje swoje świadczenia nie na konto, lecz za pośrednictwem poczty. Dlaczego preferują oni taką formę?

Renciści na ogół otrzymują bardzo skromne świadczenia. Liczy się dla nich każdy grosz. Dlatego wolą nie mieć dodatkowych kosztów związanych z posiadaniem konta bankowego. Banki pobierają spore opłaty za prowadzenie rachunku, wykonywanie każdej operacji, przydzielenie karty płatniczej. Pobierają również odsetki za przekroczenie limitu salda. W miarę sprawny inwalida woli pójść do kasy spółdzielni mieszkaniowej i zapłacić czynsz bez prowizji. Tak samo opłaci rachunki za gaz i prąd w siedzibie dostawcy. W przypadku trudności lokomocyjnych zleca te zadania opiekunce albo komuś z członków rodziny. Opłacanie rachunków bez prowizji banku lub poczty to spora oszczędność w niewielkim budżecie rencisty.

Osoby starsze a wypłaty w gotówce

Emerytom i rencistom przynosi do domu ich świadczenia listonosz z pobliskiej poczty. Na ogół przez całe lata jest to ta sama osoba, więc z czasem staje się dla nich dobrym znajomym. Można z nim wdać się w krótką pogawędkę, dowiedzieć się o pogodzie na dworze, a czasem nawet ponarzekać jak do kogoś bliskiego. Emeryci w podeszłym wieku nie pracują zawodowo i często czują się odizolowani od środowiska. Krótka wymiana zdań z kimś z zewnątrz, do pewnego stopnia im to rekompensuje. Najbardziej dotkliwie odczuwają to osoby zupełnie samotne. Dla nich przyjście listonosza jest wydarzeniem, na które zawsze oczekują z niecierpliwością.

W okresie pandemii nie jest wskazane wychodzenie osób w podeszłym wieku do zatłoczonych sklepów czy aptek. Jednak potrzebne są im codzienne zakupy żywnościowe, środki czystości i leki. Seniorzy korzystają często w tym celu z usług opiekunek z pomocy społecznej albo wolontariuszy lub proszą o tę przysługę sąsiadów. Dla obu stron przekazanie do zakupów osobistej karty płatniczej może być krępujące. Wymaga to podania kodu dostępu, który ma cechę poufności. Każdy z pomocników woli dostać do ręki przybliżoną kwotę, z której rozliczy się po powrocie ze sklepu. Dlatego emeryt, czy rencista musi mieć zawsze w domu zapas gotówki. Byłoby to niemożliwe, gdyby jego świadczenie było przekazywane na konto.

Osoby w mocno zaawansowanym wieku, nawet jeśli chętnie wychodzą z domu, nie są wystarczająco  zorientowane w sposobie używania kart płatniczych w sklepach lub bankomatach. Muszą zapamiętać PIN, bo jego zapisanie nie jest zbyt bezpieczne. W razie pomyłki zakupy lub pobranie pieniędzy nie dojdą do skutku. Nie mówiąc już o obsłudze internetowej wersji konta bankowego. Takie czynności są nie do pokonania dla osób, które nie opanowały nowinek technologii elektronicznej, nieistniejących w latach ich młodości.

Reasumując

Wypłata wynagrodzenia w gotówce właściwie nie ma zalet dla pracodawców. Przelew pieniędzy na konto jest operacją bezpieczną i mniej pracochłonną niż sprowadzanie gotówki z banków i rozprowadzanie jej wśród załogi. Niektórzy pracownicy dostrzegają różne zalety otrzymywania pieniędzy na rękę. Uważają, że łatwiej jest im nimi gospodarować, a co za tym idzie prowadzić oszczędny tryb życia. Natomiast dla emerytów i rencistów dostarczanie pieniędzy do domu przez listonosza ma wymiar praktyczny pod wieloma względami, co jest niewątpliwą zaletą.